Birleştirme İşlemi Yapılmadan Önce Kapanacak Dairede Yapılması Gerekenler
Dosya aktarımına başlamadan önce Evrak / Onaya Evrak Sunma menüsünden birimde onaya sunulmuş ve onaylanmamış tüm evrakların onay işlemi yapılmalıdır. UYAP üzerinde onay bekleyen evrak olması durumunda bu dosyalar aktarılamamaktadır. İşlemlere başlamadan önce mutlaka dosyalarda onay bekleyen evrak olup olmadığı hususu kontrol edilmelidir.
Dosyası aktarılacak birimlerde iş listesinde bekleyen iş bulunmaması gerekmektedir. Kullanıcıların iş listelerindeki işleri bitirmesi gerekmektedir.
Dosya aktarımı yapılacak icra dairesinin yatırılmamış ve ilişkilendirilmemiş harcı bulunmamalıdır. UYAP üzerinden dosya aktarımına başlamadan önce Tahsil harçları ve cezaevi harçları yatırılmalı bunların ilişkilendirilmeleri yapılmış olmalıdır.
İşlemlere başlamadan önce devreden ve devir alacak birimce yapılacak verilere ilişkin ileriki aşamada kontrol işlemlerinin, işlemi yapan birimlerce yapılabilmesi için UYAP çıktılarının alınması gerekmektedir. Bunlar ;
· Derdest, Hitam Dosya Listeleri,
· Kasa Mevcudu Dökümü Listesi
· Kasa Durumu
· Dosya istatistik bilgileri
· iş cetveli
· Vadeli Hesapların Listesi
· Kasa da bulunan kıymetli evrakların ve senetlerin listesi
· Aylık para gelen dosyaların listesi
Aktarılacak ve aktarılan birimlerin birbirleri ile koordineli bir şekilde bu işlemi titizlikle gerçekleştirmeleri gerekmektedir.
Aktarılacak ve aktarımda bulunacak birimler kendi aralarında devre konu işlemlere ilişkin ayrıca fiziki tutanak ile yapılan işlemleri kayıt altına almaları gerekmektedir.
Sistem Üzerinden Birleştirme İşleminin Yapılması
Aktarma işlemi dosyaların aktarılacağı birimce yapılacaktır. (Örnek 2.İcra dairesi dosyalarını 1.icra dairesine aktaracak, işlemler 1.İcra Dairesi müdür rolünde Genel İşlemler (İcra) / Birim Kapatma İşlemleri / Birim Kapatma ve dosyaların aktarılması menüsünden yapılacaktır. Bu menüde kapatılacak olan birim Başkanlığımızca tanımlandıktan sonra “Kapatılan İcra Dairesi Alanına” bu birim düşecek ve kapanacak birim seçilerek işlem yapılacaktır.
· Birim Kapatma / Birim Kapatma ve Dosyaların aktarılması ekranından, dosyaların aktarılacağı birimde * Kapatılan İcra Dairesi kısmından dosyaları aktarılacak (Kapatılan) birim seçilecek Aktar / Kaydet butonuna basılarak dosya aktarma işlemi başlatılacak.
· Aktarılacak dosya adedi nazarınca yapılacak işlem süresi değişmektedir. Ekranda alt panele sistem aktardığı dosyaları aktarmakta ve aktarma işlemi sürdükçe aşağı doğru aktarılan dosyalar panelde akarak devam etmektedir.
· Dosya aktarma işlemleri mesai saatleri içerisinde yoğunluk nedeniyle kesintiye uğrayabileceğinden ve sisteme ek yük getirmemesi için mesai saati dışında yapılması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.
· Sistem tarafından mevcut derdest dosyalar kapanan icra dairesinden aktarılacak icra dairesinin son dosya numaralarının üzerine sırasıyla aktarılacak, bu aktarım sırasında dosyadaki tüm evraklar, reddedilmemiş tahsilatlarda aktarılmış olacaktır.
· Aktarılacak dosyada onaya sunulmuş ancak onaylanmamış evrak bulunması halinde bu dosya sistem tarafından aktarılmamaktadır. Bu yüzden işleme başlamadan önce onaylanmamış evrakın olmamasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Dosya aktarımı tamamlandıktan sonra sistem tarafından gerek ekrana gerekse de alınacak rapora aktarılan dosyalar ve evrak olduğu için aktarılamayan dosyalar hakkında bilgi verilmektedir. Bu nedenle aktarılamayan dosyalar için dosyadaki evraklar onaylanarak aynı dosya aktarma işlemini yeniden yapmanız gerekmektedir. Aktarılan dosyalar için geriye dönüş imkanı bulunmamaktadır.
· Dosya aktarımı için “Tüm Dosyalar Aktarılsın ve Dosya No ile Aktar” seçenekleri bulunmaktadır.
· Tüm Dosyalar Aktarılsın seçeneğinde sistem derdest dosyaları ve içinde para olan hitam dosyaları aktarmaktadır.
· Sistem tarafından, ayrıca içinde para olduğu halde “HİTAM” durumunda bulunan dosyalarda aktarıma tabi olacak yeni dosya numarası alacak ve aynı gün otomatik olarak sistem tarafından dosya durumu yeniden kapalı hale gelecektir.
· Dosya No ile Aktar seçeneğinde ise aktarılacak dosya numara bilgileri seçilerek alt panele ekle seçeneği ile tek tek dosya numarası belirtilen dosyalar aktarılabilmektedir. (Tek tek dosya aktarımında sistem aktarılacak dosyada onaylanmamış evrak kontrolü yapmamaktadır.)
· Mevcut dosyalar aktarıldıktan sonraki süreçte eski birimdeki kapalı dosyaların yenilenmesi taleplerinde dosya aktarma ekranından diğer birimdeki dosya aktarma suretiyle dosyaların aktarıldığı birime aktarılacak, aktarılan kapalı dosya sistem tarafından otomatik olarak aktırıldıktan sonra kapalı hale geleceğinden aktarılan bu kapalı dosya (Yanlışlıkla kapatılan dosyaların açılması) ekranı kullanılarak açık hale getirilecektir. Bu işlem ile eski birimdeki dosya hem yeni birime aktarılmış ve yeni esas almış olacak ve derdest duruma gelmiş olacaktır.
· Sistem tarafından dosya numarası belli olmayan ve birim kasa hesabında bulunan paralar aktarıma tabi olmayacak ve bu paralar manuel olarak kapanacak icra dairesince reddiyat ile kasadan çıkacak ve yeni icra dairesinde tahsilat makbuzu ile birim kasa dosyasına tahsilat olarak kesilmelidir.
· Devir işlemi bittikten sonra kasa mevcuduna yansıdığı halde reddiyat ekranlarında görülmeyen tahsilatların reddiyatının yapılabilmesi için ilgili dosyanın durumu “Genel İşlemler (İcra) / Dosya Durum Bilgisi girişi ve Güncellenmesi menülerinden Dosya İşlem Durumu (GEÇİCİ) İlgili Dosya İçin Esnek Fonksiyonlu Tahsilat / Reddiyat seçilmelidir. (Bu işlemin yapılmaması halinde reddiyat ekranlarında devreden icra dairesince önceki dönemlerde devir ekranından girilen paralar yansımamaktadır.)
· Aktarımı yapılan ve yapılamayan ekranlara ilişkin rapor yapılan işlemin akabinde ekrandan çıkılmaksızın aynı ekran üzerinde bulunan “RAPOR HAZIRLA” butonu kullanılarak alınabilir.
· Dosya aktarımının akabinde ayrıca aktarılan dosyalara ilişkin sorgulama ve raporlar Genel İşlemler (icra) / Birim Kapatma İşlemleri / Kapatılan İcra Dairesinden Aktarılan Dosyayı Sorgulama ekranı kullanılarak alınabilmektedir.
· Dosya aktarımı ile birlikte dosya içinde UYAP üzerinden konulmuş Araç mahrumiyetleri otomatik olarak yeni birim ve dosya ile güncellenmektedir. Bu dosyalardan mahrumiyet kaldırma işlemlerinde daha önceden konulan mahrumiyet bilgileri mahrumiyet tarihi değişmeksizin dosya numarası ve mahrumiyet koyan birim güncellendiği için aktarım yapılan birimce yapılabilecektir.
· SGK haciz işlemleri için dosyaların aktarıldığı birimde SGK Haciz ekranından Haciz/Nakil işlemi kullanılarak daha önceki birimden konan haciz bilgileri yeni dosya üzerine nakledilmelidir.
Sistem Üzerinden Birleştirme İşlemi Tamamlandıktan Sonra Yapılacaklar
Dosya aktarımları bittikten sonra, aktarılan birimin derdest dosya listeleri ve kasa mevcudu listeleri boş olarak gelmeli, tüm devir işlemleri yapıldıktan sonra Başkanlığımıza bildirimde bulunmaları ile kapanan birimlerin UYAP üzerinde durumunun (Kapatılan) şeklinde olması gerekmektedir.
· Dosya aktarım işlemi bittikten sonra Başkanlığımız yardım masasına aktarım işleminin bittiği e-posta yolu ile iletilmeli ve Başkanlığımızca da o birimin isminin “Kapatılan” şeklinde güncellenmesi ile o birime gönderilecek iş/evrakların dosyaların aktarıldığı birime düşmesi için tanımlama yapılması gerekmektedir.
· Banka hesaplarının kapatılması için Bankaya müzekkere yazılacak.
· C.Savcılığı aracılığıyla tüm resmi kurumlara dairenin kapatıldığı, bundan sonraki yazı ve ödemelerin birleştirilen İcra Müdürlüğüne yapılması istenilecek
· Dosyaların listesi varsa internet sitesinde yayınlanacak
· Kapatılan İcra Müdürlüğündeki birim kasadaki paralar reddiyat yapılarak, aynı açıklamalar ile birleştirilen icra Müdürlüğü birim kasasına alınacak.
· Kapatılan dairedeki varsa vadeli hesapların Yeni İcra Müdürlüğüne aktarılması istenecek
· Kapatılan dairedeki dosyalar sayılarak, listeler karşılığında yeni daireye alınacak ve eksik dosyaların listesi çıkartılacak.
· Kapatılan İcra Dairesinden devralınan dosyaların üzerlerine yeni dosya numaraları yazılacak.
· Kapatılan İcra Müdürlüğüne aylık olarak gelen kesintilerin dosyalarındaki işveren kurum ve kuruluşlara yeni dosya numarası ve hesap numarası bildirilecek.
Aşağıda bilgileri bulunan yardım masası birimimizle mesai saatleri içerisinde irtibata geçebilirsiniz. Taleplerinizi bidbicradaireleri@adalet.gov.tr adresine iletebilirsiniz.
