Elektronik tebligat ve kayıtlı elektronik posta(KEP) aynı anlama gelmemekle birlikte birbirleriyle yakından ilgilidir. E-Tebligat ve KEP hakkında yasal düzenlemeler yapılmış olsa da henüz alt yapı kurulamadığından uygulamaya tam olarak geçildiği söylenemez. Yazımızda ileride yoğun bir şekilde hayatımızda yer edinecek e-tebligat ve KEP konusunu açıklamaya çalışacağız.
A)Kayıtlı Elektronik Posta
KEP, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18’nci maddesinde yer bularak tacirler arası ilişkilerde yeni bir iletişim bildirim yöntemi olarak sayılmıştır. Söz konusu düzenleme “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.” şeklindedir. Türk Ticaret Kanunu 1525’nci maddede KEP ile ilgili usul ve esaslar için BTK’nın yayınlanacağı yönetmeliğe atıf yapmıştır. Esasında Türk Ticaret Kanunu’nun bu düzenlemesi gelecekte ticari faaliyetler içerisinde KEP’in önemli bir yerinin olacağının işareti olarak kabul edilebilir. Tacirler arası bildirimlerde tebligat süreçlerinin uzaması beraberinde ticari hayatın yavaşlamasını getirmektedir. Bu sebeple gelecekte elektronik yöntemler kullanılarak ticari hayat daha hızlı hale gelebilecektir. Hali hazırda e-tebligat açısından anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere zorunluluk öngörülmüş olsa da bu zorunluluğun yerine getirilmemesi halinde bir yaptırım uygulanmamaktadır. Ancak değişen şartlar sebebiyle KEP sadece zorunlu tutulan şirketler için değil bireyler için de önemli bir iletişim aracı haline geleceği tahmininde bulunmak pek de yanlış olmaz.
KEP uygulaması hakkında doğal olarak kafalarda bir takım soru işaretleri bulunmaktadır. Genellikle bu soru işaretleri acaba bu sistemde sıkıntı yaşar mıyım, bir hak kaybı,bir mağduriyet söz konusu olur mu noktasında toplanmaktadır. Ülkemizin bilişim alanındaki gelişmelerde yeterince güven vermemesi sebebiyle bu endişeler elbetteki haksız değildir. Umuyoruz ki ülkemiz çağın gereklerine uygun bir sistem kurarak, herkesin güvenebileceği bir uygulamaya geçer.
Kayıtlı Elektronik Posta Nasıl Temin Edilir?
KEP edinmek isteyenler Bilgi Teknolojileri Kurumu tarafından yetkilendirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına(KEPHS) başvurarak KEP temin edebilirler. Hali hazırda BTK tarafından yetkilendirilmiş bulunan 4 adet KEPHS bulunmaktadır. Gerçek kişiler için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belgelerle veya güvenli elektronik imza ile başvurularını yapabilirler. KEPHS, tüzel kişilerin başvurularında sundukları belgelerin kontrolünü ise Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ticaret sicil kayıtlarını da içeren Merkezi Sicil Sisteminden yapar. Tüzel kişiler, ayrıca işlem yetkilisi olarak belirledikleri kişilerin kimlik bilgilerini ve yetkili olduklarını gösteren bilgi ve belgeleri başvuru sırasında KEPHS’ye bildirir.
Kayıtlı Elektronik Posta Uygulaması Nasıldır?
Esasında en çok merak edilen konulardan biri de KEP ile kurulan iletişim güvenliği ve ispat edilebilirliğidir. Kısaca bu konuyu açıklayacak olursak; KEP vasıtasıyla gönderilen iletiler için hesap sahibinin iletiyi o iş günü okuduğu kabul edilir. Ancak mücbir sebep hallerinde hesaba ulaşılamadığı takdirde ertesi işgünü iletinin okunduğu kabul edilir.
KEP hesabı sahibinin tüzelkişi olduğu durumlarda hesap sahibinin yetkilendirdiği kişiler de yetki verenin nam ve hesabını KEP adresini kullanabilir. Hesap sahibi tüzel kişi her zaman yetkilendirdiği kişileri değiştirebilir.
KEPHS, KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler sunabilir. KEPHS’nin KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukukî sonuçlar hesap sahibi üzerinde doğar.
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Nasıl Kapatılır?
KEP hesabı, hesap sahibinin talebi veya ölümü, sözleşme veya taahhütname ile belirlenen kullanıma kapatma durumlarının gerçekleşmesi veya KEPHS’nin faaliyetine son vermesi veya verilmesi hâllerinde kullanıma kapatılır. KEP hesabının kullanıma kapatılmasına ilişkin talepler hesap sahibi veya sözleşme ya da taahhütname ile belirlenen kişiler tarafından yapılır. KEPHS, kullanıma kapatılma talebini hesap sahibinin, işlem yetkilisinin veya sözleşme veya taahhütname ile kapatma talebinde bulunma yetkisi verilenlerin kimlik bilgilerini doğrulayarak alır ve ilgili KEP hesabının kullanıma kapatılma işlemini gerçekleştirir. Kullanıma kapatılan KEP hesabından ileti gönderimi ve alımı engellenir. Ancak KEP hesabı en az üç ay erişime açık tutulur. Bu sürenin sonunda KEPHS ilgili KEP hesabını tamamen kullanıma kapatır. KEPHS, kullanıma kapatmaya ilişkin taleplerin alınmasını yedi gün yirmidört saat kesintisiz olarak sağlar.
Kullanıma kapatılan KEP hesabına ilişkin tüm bilgi, belge ve KEP delilleri en az yirmi yıl boyunca güvenliği ve veri bütünlüğü sağlanarak saklanır. KEP hesabı geçmişe yönelik olarak hiçbir şekilde kullanıma kapatılamaz veya silinemez. Kullanıma kapatılan bir KEP hesabı yeniden tahsis edilemez. Kullanıma kapatılan KEP hesabı, ancak hesap sahibinin talep etmesi ve kimlik tespitine ilişkin gerekli işlemleri yaptırması hâlinde yeniden kullanıma açılabilir.
B)Elektronik Tebligat
Elektronik Tebligat, Türk Ticaret Kanunu’nda kayıtlı elektronik posta düzenlemesi ile paralel bir düzenleme olup özellikle adli ve idari tebligat sürecini hızlandırmayı ve aynı zamanda mevcut posta sisteminden kaynaklı emek, para ve zaman israfını önlemeyi amaçlamaktadır. E-Tebligat’ın özellikle adli tebligat süreçlerini ve doğal olarak yargılama ve icra takibi süreçlerini hızlandıracağı açıktır. Aynı zamanda elektronik tebligat ile ciddi bir israfın önüne de geçilmiş olacaktır. E-Tebligat konusunda çalışmalar devam etmekle birlikte henüz uygulamaya geçilmemiştir. Yazımızın bu bölümünde e-tebligat sürecinin nasıl uygulanacağına değineceğiz.
E-Tebligat 7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun 7/a maddesinde şu şekilde düzenlenmiştir. “Tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yola tebligat yapılabilir.
Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yola tebligat yapılması zorunludur.
Birinci ve ikinci fıkra hükümlerine göre elektronik yola tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde bu Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır.
Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.
Bu madenin uygulanmasına ilşkin usûl ve esaslar yönetmelikle belirlenir.”
Bu düzenlemeden görüleceği üzere gerçek kişiler için e-tebligat zorunlu olmayıp anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için e-tebligat zorunluluğu bulunmaktadır. KEP sebebiyle duyulan endişenin benzerinin e-tebligat içinde söz konusu olduğunu söyleyebiliriz. Ancak e-tebligatın her aşamasının fiziki tebligat gibi zaman damgalı olması öngörülmektedir. E-Tebligat adresi PTT’ye başvurulmak suretiyle edinilebilir. E-tebligat zorunluluğu bulunanların e-tebligat adreslerini mercilere bildirmeleri de zorunludur. E-tebligat adresini ihtiyari olarak edinenler de mercilere e-tebligat adreslerini bildirerek kendilerine e-tebligat yapılmasını isteyebilirler.
Elektronik Tebligat Süreci Nasıl İşleyecek?
a)Tebligatın Gönderimi
E-Tebligat sürecinin işleyişinin mantık olarak fizik tebligattan çok farkı bulunmamaktadır. Şöyle ki e-tebligat PTT tarafından gönderilecektir. Süreç, tebligatı çıkaran mercinin e-tebligat mesajını kendisine tahsis edilen e-tebligat adresiyle PTT’ye iletmesi ile başlar. PTT, zaman damgası iliştirerek mesajı muhatabın e-tebligat adresine iletir. PTT ve hizmet sağlayıcılar, zaman damgası bilgisini ve mesaj özetini muhataba iletmez, sisteminde tutar. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Hizmet sağlayıcılar, muhatabın adresine elektronik tebligatın iletilip iletilmediğine ve gecikme oluşmuşsa bu gecikmeye ilişkin kayıtlar da dahil tüm süreçlerin olay kayıtlarını tutar, bu bilgileri PTT’nin sistemi vasıtasıyla tebligatı çıkaran merciye derhal bildirir. Olay kayıtları günde en az bir defa olmak üzere zaman damgası eklenerek güvenli elektronik imzayla imzalanır ve erişilebilir şekilde arşivlerde otuz yıl süreyle saklanır. Hizmet sağlayıcılar, talep halinde elektronik tebligata ilişkin delil kayıtlarını yetkili mercilere elektronik ortamda sunmakla ve bu amaçla oluşturacağı sistemi hazır tutmakla yükümlüdür.
b) Muhatabın Elektronik Tebligatı Alma Usulü
Muhatap elektronik tebligat hesabına, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya hizmet sağlayıcı tarafından verilen parola ve şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık şifre vasıtasıyla erişir. Hizmet sağlayıcı, elektronik tebligatı sadece bu tebliği almaya yetkili olan kişiye ulaştırmayı garanti eder. Tebliği almaya yetkili kişinin, kimlik doğrulaması hizmet sağlayıcı tarafından yapılır.
Elektronik Tebligat Adresi Kapatılabilir Mi?
E-Tebligat adresini ihtiyari olarak edinenlerin elektronik imza kullanarak e-tebligat adreslerinin kullanıma kapatılmasını talep edebilirler. Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresine tebligat gönderimi ve alımı engellenir ancak üç ay süreyle muhatabın erişimine açık tutulur. Hizmet sağlayıcı, elektronik imza kullanılarak hizmetin kullanıma kapatılması başvurusu yapıldığı hallerde derhal, fiziki başvurularda beş iş günü içinde muhatabın elektronik tebligat adresine elektronik tebligat mesajı gönderilmesini engeller. Elektronik tebligat yapılması zorunlu olan muhataplar, hizmet sağlayıcılarını değiştirebilirler, ancak elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılması için başvuruda bulunamazlar.
Ölüm, ceza infaz kurumuna girme, askerlik hizmeti gibi sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkanı ortadan kalkmış ancak tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adresini bildirmiş olan muhatabın, elektronik tebligat adreslerinin kullanıma kapatılması veya askıya alınması işlemi ilgili kurumlar ile İdarenin sistemi arasında sağlanacak entegrasyon çerçevesinde otomatik olarak yapılabilir. Tüzel kişiliğin sona ermesi ve benzeri sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkanı ortadan kalkmış olan tüzel kişi muhatabın, elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatılması konusunda da bu fıkra hükümleri uygulanır.